Anche l’ufficio amministrativo diventa snello!
LEAN: nota da molti come la filosofia per “snellire” i processi produttivi e liberare capacità, cambia nel tempo la sua connotazione, o meglio, si scopre che in realtà non è solo questo!
LEAN: è un’insieme di metodologie e strumenti che si basa su:
- il valore dal punto di vista del cliente
- la mappatura del flusso del valore per ridurre tutte le attività che non generano valore
- il far scorrere le informazioni all’interno dei flussi di valore e far tirare la produzione dal cliente
- il coinvolgimento di tutto il personale
- l’inseguire la perfezione
Questi principi si sposano perfettamente con tutte le attività e aree di un’organizzazione, quindi non solo in produzione, LEAN anche in magazzino (Lean Logistics), nella pianificazione, negli uffici!
Lean Office è la gestione Lean delle seguenti funzioni interne:
- acquisti
- controllo di gestione (Lean Accounting)
- commerciale (Lean Sales)
- gestione risorse umane (Lean HR)
- amministrazione (Lean Administration)
L’approccio Lean combatte gli sprechi, quali sono quelli che possiamo trovare nelle attività di ufficio e in particolare negli uffici amministrativi?
– Scorte: materiali o informazioni in quantità superiore di quanto possa essere elaborato in questo momento.
Es.: File non necessari, copie non necessarie o in eccesso. Scrivanie piene di carte e fascicoli.
– Difetti: errori o mancanza di dati/informazioni portano con sé l’esigenza di una correzione e tempo.
– Attese: aspettare persone, risposte, dati, attrezzature, materiali di consumo ecc..
Es.: attività/informazioni/dati in attesa di essere processati, attrezzature non funzionanti, attese di feedback
– Sovrapproduzione: produrre troppe informazioni o comunicarle prima che siano necessarie per il processo a valle.
Es.: troppi dettagli, approcci del tipo: “aggiungo anche questo, non si sa mai”, cattivo uso degli strumenti informatici.
– Processi Inutili: dare più di quanto il cliente richieda.
Es.: revisioni ridondanti, controlli ripetuti, invitare alle riunioni persone non necessarie, metter in “cc” tutta l’azienda, copie non necessarie o in eccesso, richiesta di firme inutili, transazioni non necessarie.
– Movimentazioni: quanto spesso gli spostamenti non sono strettamente necessari per il completamento dell’attività?
Es.: spostamenti per reperire informazioni di utilizzo quotidiano o per l’utilizzo di macchine per ufficio, ricerche di documenti/materiali. Postazioni non ergonomiche.
– Trasporti: qualsiasi spostamento di materiali o informazioni da un posto all’altro.
Es.: layout non adatto, ampliamenti temporanei di documenti, concentrazione dei punti di interscambio.
– Sprechi relazionali: sono quegli sprechi di informazione che spesso emergono tra le persone, nell’organizzazione del lavoro, che impattano poi nell’effettiva realizzazione e raggiungimento dell’obiettivo, allungando i temi e rendendo la comunicazione non efficace.
– Emissioni: tutto ciò che è legato al consumo.
Es: di energia, il riscaldamento, di carta, ecc.
E il tuo ufficio com’è?
Ci sono questi sprechi? Vuoi scoprire qualche trucchetto per ridurli? Continua a seguirci!
C’è anche un Workshop dedicato alla Lean Administration, scopri di più!
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