I Setti Sprechi negli Uffici e il Lean Office

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admin Approfondimenti

L’approccio Lean combatte, con i suoi principi, i suoi metodi e le sue tecniche i sette sprechi produttivi.

A questi ne abbiamo aggiunti altre due!

Questi stessi sprechi si ritrovano e possono essere combattuti anche nelle attività di ufficio.

Ma vediamoli uno a uno applicati agli uffici.

 

Difetti: qualsiasi lavoro che contenga errori o che manchi di informazioni dà come conseguenza la necessità di una correzione. Informazioni mancanti, incomplete o sbagliate, assunzioni sbagliate.

Scorte: volumi materiale o informazioni in mano in quantità maggiore di quanto possa essere elaborato in questo momento: File non necessari, copie non necessarie o in eccesso. Tipicamente si manifesta attraverso scrivanie piene di carte e fascicoli.

Processi Inutili: fornire più di quanto il cliente richieda: revisioni ridondanti, controlli ripetuti, Invitare alle riunioni persone non necessarie (non si sa mai…), metter in “cc” tutta l’azienda, copie non necessarie o in eccesso, richiesta di firme inutili, transazioni non necessarie.

Attese: aspettare persone, risposte, dati, attrezzature, materiali di consumo ecc. Code di attività/informazioni/dati in attesa di essere processati, Attrezzature non funzionanti, Attese di feedback

Spostamenti: qualsiasi spostamento che non sia strettamente necessario per il completamento dell’attività: Spostamenti per reperire informazioni di utilizzo quotidiano o per l’utilizzo di macchine per ufficio, ricerche di documenti/materiali. Postazioni non ergonomiche.

Trasporti: qualsiasi spostamento di materiali o informazioni da un posto all’altro. Layout non adatto, ampliamenti temporanei di documenti, concentrazione dei punti di interscambio.

Sovrapproduzione: produrre troppe informazioni o comunicarle prima che siano necessarie per il processo a valle, troppi dettagli, approcci del tipo: “aggiungo anche questo, non si sa mai”, cattivo uso degli strumenti informatici.

Sprechi relazionali: sono quegli sprechi di informazione che spesso emergono tra le persone, nell’organizzazione del lavoro, che impattano poi nell’effettiva realizzazione e raggiungimento dell’obiettivo, allungando i temi e rendendo la comunicazione non efficace.

Emissioni: anche gli uffici contribuiscono alle emissioni attraverso il consumo di energia, il riscaldamento, il consumo di carta, ecc.

Quali sono i principi che devono guidare qualsiasi trasformazione snella negli uffici. Ne abbiamo individuati cinque

1. Al pari dei processi produttivi, gli uffici devono essere organizzati per value stream

2. Le attività di controllo a posteriori vanno minimizzate prevenendo a monte gli errori

3. Il numero di transazioni va ridotto (tutte le transazioni da quelle amministrative, a quelle di magazzino)

4. Tutti i processi amministrativi vanno periodicamente analizzati per eliminare ogni tipo di spreco

5. Il ruolo degli amministrativi va profondamente ripensato: da una parte occorre liberare parte del loro tempo e dall’altra, devono diventare loro stessi agenti del cambiamento Lean.

Quali sono le tecniche che ci aiutano a combattere gli sprechi e ad applicare i principi:

Value Stream Mapping macro: consente di raffigurare in maniera efficace e veloce i principali processi all’interno degli uffici, almeno per quello che riguarda lo stato attuale.

Analisi quantitativa dei processi e delle attività: è molto utile in situazioni complesse e con molte risorse coinvolte. Obiettivo è quello di quantificare il peso di ciascuna attività in modo da fotografare a livello macro la situazione in termini di peso delle attività a valore e peso delle attività non a valore, prima di prendere qualsiasi decisione. I casi di rilevazione quantitativa delle attività che abbiamo portato avanti in passato evidenziano percentuali di attività non a valore negli uffici estremamente elevati (anche più del 50%).

Value Stream Mapping micro: è lo strumento principe per semplificare qualsiasi tipo di processo produttivo o di ufficio/amministrativo. E’ molto utile nell’evidenziare la variabile tempo e nell’individuare le azioni di miglioramento. Rappresenta lo stato futuro a cui tendere attraverso le azioni di miglioramento.

Tecniche di standardizzazione (sistemi poka yoke): sono ancora più fondamentali nelle attività di ufficio rispetto a quelle produttive, in quanto proprio per la loro natura sono più destrutturate e meno ripetitive. Alcuni esempi di tecniche di standardizzazione sono: documentazioni precompilati, maschere di imputazioni dati predefinite, riduzione dei sistemi informativi “paralleli” (es.:fogli Excel), definizione attenta dei work flow, utilizzo di strumenti visivi. Riducono drasticamente la libertà di manovra dei singoli e di conseguenza la possibilità di errore.

Box Score: come si misurano le prestazioni logistico produttive è fondamentale misurare, attraverso il box score anche le prestazioni legate alla qualità, ai tempi e ai costi delle Attività di ufficio.

Cross Training:il cross training delle risorse è fondamentale per evitare attese in mancanza di una risorsa e velocizzare le attività.

Mini TPM: per evitare mini sorprese alle apparecchiature di ufficio può essere utile applicare un sistema TPM semplificato.

Mini 5 S: in caso di uffici disordinati e poco funzionali anche la tecnica produttiva delle 5 S può rappresentare un valido supporto.

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