Controllo di gestione a portata di PMI: I KPI COME STRUMENTO DI ORIENTAMENTO AZIENDALE

Controllo di gestione a portata di PMI: I KPI COME STRUMENTO DI ORIENTAMENTO AZIENDALE

Controllo di gestione a portata di PMI: I KPI COME STRUMENTO DI ORIENTAMENTO AZIENDALE

Cosa si Intende per “performance aziendale”?

Prima di addentrarci nei KPI, è fondamentale comprendere il concetto di performance. La performance si riferisce alla capacità di una persona, un sistema o un’azienda di raggiungere i propri obiettivi e standard predefiniti. In ambito aziendale può significare la capacità di

“generare profitti e gestire i costi (performance finanziaria/economica)”.

La performance è sempre una forma di risultato atteso che può essere misurato, valutato e confrontato, basato su tre concetti fondamentali:

  • efficacia: la capacità di conseguire gli obiettivi prestabiliti (“Stiamo ottenendo il risultato atteso?”);
  • efficienza: la capacità di massimizzare il rapporto tra input utilizzati e output generati (“Usiamo al meglio le risorse per ottenere quell’obiettivo?”);
  • economicità: il concetto che sintetizza efficacia ed efficienza, rappresentando la capacità dell’azienda di utilizzare in modo efficiente le proprie risorse raggiungendo in modo efficace i propri obiettivi. Un’azienda è economica quando massimizza il rapporto costi/benefici.

I KPI: misurare ciò che conta davvero

È qui che entrano in gioco i KPI: sono indicatori chiave, concreti e misurabili, che monitorano l’andamento di un processo aziendale. Permettono di valutare l’efficacia (raggiungimento dell’obiettivo), l’efficienza (massimizzazione input/output) e la giustificazione dei costi rispetto ai risultati.

Una distinzione fondamentale è che non tutti gli indicatori sono KPI; solo gli indicatori “chiave” lo sono. Un KPI deve essere strettamente collegato a ciò che conta davvero per il successo dell’azienda o del processo. Questo porta alla definizione dei Fattori Critici di Successo (FCS).

I Fattori Critici di Successo sono le condizioni chiave che devono realizzarsi affinché un processo o un’azienda abbia successo. Una volta definiti gli FCS, ad essi si legano i KPI di riferimento.


Esempi pratici di FCS e KPI associati:


FCS: soddisfazione del Cliente

KPI: punteggio medio della customer satisfaction (es. questionari), percentuale di reclami risolti in 24-48 ore.


FCS: qualità del servizio/prodotto

KPI: percentuale di non conformità di prodotti, numero di reclami al mese, tempo medio di risposta a ticket cliente.


FCS: acquisizione nuovi clienti

KPI: numero di nuovi clienti acquisiti al mese, tasso di conversione dei lead.


Le funzioni essenziali dei KPI

I KPI non sono solo numeri, ma strumenti con funzioni vitali per l’azienda.

Controllo: permettono di valutare e controllare le prestazioni delle risorse (materiali, umane, energetiche);

Comunicazione: rendono note le prestazioni di un processo a tutti coloro che vi interagiscono, ma è cruciale che siano ben strutturati per evitare confusione;

Responsabilizzazione: fondamentale coinvolgere le persone e renderle “owner” dei KPI della propria area, responsabilizzandole;

Miglioramento Continuo: la misurazione è indispensabile per il miglioramento. Senza KPI, non si può sapere se le strategie adottate sono migliorative.


Obiettivi SMART

La definizione degli obiettivi è altrettanto cruciale. Il modello SMART aiuta a creare obiettivi “intelligenti”:

Specific (Specifico): chiaro e definito.

Measurable (Misurabile): quantificabile, con numeri chiari.

Achievable (Raggiungibile): realistico e concreto, non irreale.

Relevant (Rilevante): importante per l’azienda e in linea con altri obiettivi.

Time-based (Basato sul tempo): con una data di scadenza o un limite di tempo.


Esempi di obiettivi SMART:


Non SMART: “migliorare le vendite”

SMART: “aumentare il fatturato del 10% rispetto al mese scorso nei prossimi 6 mesi, implementando una nuova strategia di marketing sui social”.


Non SMART: “ottimizzare la logistica in uscita”

SMART:ridurre i tempi di consegna del 15% entro la fine dell’anno migliorando la gestione della catena di fornitura”.


Non SMART: “velocizzare il processo produttivo”

SMART:abbattere i tempi ciclo di realizzazione di un prodotto del 30% acquistando un nuovo macchinario entro i prossimi sei mesi”.


Il coinvolgimento del team e gli strumenti

Una delle maggiori difficoltà nell’introduzione di sistemi di misurazione è la percezione del team, che a volte li vede come un carico di lavoro aggiuntivo, poco utili o una forma di pressione.

Per prevenire e superare questa resistenza, è fondamentale comunicare chiaramente i benefici, dimostrando come i KPI possano migliorare le prestazioni, e coinvolgere attivamente il team in tutte le fasi: definizione, estrapolazione, monitoraggio, analisi e definizione delle azioni correttive.

“La misurazione deve essere intesa come un feedback per migliorare l’operatività, non un giudizio sulle persone”.

Gli strumenti tipici per la gestione dei KPI includono ERP/gestionali (per i dati), Excel (per dati e reportistica) e piattaforme di Business Intelligence (BI) come Power BI, ClickView, ecc., che permettono di analizzare e visualizzare dati in modo interattivo e intuitivo.

La reportistica è cruciale e deve essere:

Semplice: solo informazioni essenziali, struttura lineare e linguaggio comprensibile a tutti.

Chiara visualizzazione efficace (grafici, tabelle), sezioni ben organizzate, evidenziazione dei punti chiave.

Utile: offrire feedback costruttivi (successi e aree di miglioramento), dati azionabili per decisioni immediate e allineamento con gli obiettivi aziendali.


L’approccio di GCP e i casi studio

L’approccio di GCP si articola in cinque fasi:


  1. Formazione iniziale;
  2. Allineamento con le aree coinvolte e definizione dei responsabili (owner);
  3. Costruzione attiva dei KPI con il coinvolgimento delle persone;
  4. Estrapolazione/monitoraggio/analisi dei dati per identificare azioni correttive;
  5. Condivisione periodica degli indicatori con tutto il team.

Ecco alcuni esempi di KPI suddivisi per area aziendale:

Commerciale: fatturato, ordinato (ordini inevasi, portafoglio ordini), offerte (aperte, valore, tasso di conversione).

Amministrazione: marginalità media delle commesse, DSO (tempo medio di incasso), DPO (tempo medio di pagamento).

Operations: numero di prodotti realizzati, lead time e tempi ciclo di produzione, scostamenti dal budget.

Ufficio Tecnico: incidenza percentuale delle ore di progettazione/fatturabili.

Qualità: media delle risposte da questionario di soddisfazione (con frequenza annuale).


In sintesi, un sistema di gestione delle performance efficace, basato sui KPI, deve coinvolgere le persone, legare chiaramente gli obiettivi agli indicatori, essere solido e supportare il processo decisionale, essere semplice e facile da interpretare, ed essere dimensionale per individuare rapidamente azioni correttive o migliorative.

GCP continua ad approfondire i temi dedicati al controllo di gestione a portata di PMI con i futuri webinar e masterclass più specifiche per la costruzione pratica di questi strumenti. Rimani aggiornato sulla pagina eventi GCP

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