Controllo di gestione a portata di PMI: I KPI COME STRUMENTO DI ORIENTAMENTO AZIENDALE
Cosa si Intende per “performance aziendale”?
Prima di addentrarci nei KPI, è fondamentale comprendere il concetto di performance. La performance si riferisce alla capacità di una persona, un sistema o un’azienda di raggiungere i propri obiettivi e standard predefiniti. In ambito aziendale può significare la capacità di
“generare profitti e gestire i costi (performance finanziaria/economica)”.
La performance è sempre una forma di risultato atteso che può essere misurato, valutato e confrontato, basato su tre concetti fondamentali:
- efficacia: la capacità di conseguire gli obiettivi prestabiliti (“Stiamo ottenendo il risultato atteso?”);
- efficienza: la capacità di massimizzare il rapporto tra input utilizzati e output generati (“Usiamo al meglio le risorse per ottenere quell’obiettivo?”);
- economicità: il concetto che sintetizza efficacia ed efficienza, rappresentando la capacità dell’azienda di utilizzare in modo efficiente le proprie risorse raggiungendo in modo efficace i propri obiettivi. Un’azienda è economica quando massimizza il rapporto costi/benefici.
I KPI: misurare ciò che conta davvero
È qui che entrano in gioco i KPI: sono indicatori chiave, concreti e misurabili, che monitorano l’andamento di un processo aziendale. Permettono di valutare l’efficacia (raggiungimento dell’obiettivo), l’efficienza (massimizzazione input/output) e la giustificazione dei costi rispetto ai risultati.
Una distinzione fondamentale è che non tutti gli indicatori sono KPI; solo gli indicatori “chiave” lo sono. Un KPI deve essere strettamente collegato a ciò che conta davvero per il successo dell’azienda o del processo. Questo porta alla definizione dei Fattori Critici di Successo (FCS).
I Fattori Critici di Successo sono le condizioni chiave che devono realizzarsi affinché un processo o un’azienda abbia successo. Una volta definiti gli FCS, ad essi si legano i KPI di riferimento.
Esempi pratici di FCS e KPI associati:
FCS: soddisfazione del Cliente
KPI: punteggio medio della customer satisfaction (es. questionari), percentuale di reclami risolti in 24-48 ore.
FCS: qualità del servizio/prodotto
KPI: percentuale di non conformità di prodotti, numero di reclami al mese, tempo medio di risposta a ticket cliente.
FCS: acquisizione nuovi clienti
KPI: numero di nuovi clienti acquisiti al mese, tasso di conversione dei lead.
Le funzioni essenziali dei KPI
I KPI non sono solo numeri, ma strumenti con funzioni vitali per l’azienda.
Controllo: permettono di valutare e controllare le prestazioni delle risorse (materiali, umane, energetiche);
Comunicazione: rendono note le prestazioni di un processo a tutti coloro che vi interagiscono, ma è cruciale che siano ben strutturati per evitare confusione;
Responsabilizzazione: fondamentale coinvolgere le persone e renderle “owner” dei KPI della propria area, responsabilizzandole;
Miglioramento Continuo: la misurazione è indispensabile per il miglioramento. Senza KPI, non si può sapere se le strategie adottate sono migliorative.
Obiettivi SMART
La definizione degli obiettivi è altrettanto cruciale. Il modello SMART aiuta a creare obiettivi “intelligenti”:
Specific (Specifico): chiaro e definito.
Measurable (Misurabile): quantificabile, con numeri chiari.
Achievable (Raggiungibile): realistico e concreto, non irreale.
Relevant (Rilevante): importante per l’azienda e in linea con altri obiettivi.
Time-based (Basato sul tempo): con una data di scadenza o un limite di tempo.
Esempi di obiettivi SMART:
Non SMART: “migliorare le vendite”
SMART: “aumentare il fatturato del 10% rispetto al mese scorso nei prossimi 6 mesi, implementando una nuova strategia di marketing sui social”.
Non SMART: “ottimizzare la logistica in uscita”
SMART: “ridurre i tempi di consegna del 15% entro la fine dell’anno migliorando la gestione della catena di fornitura”.
Non SMART: “velocizzare il processo produttivo”
SMART: “abbattere i tempi ciclo di realizzazione di un prodotto del 30% acquistando un nuovo macchinario entro i prossimi sei mesi”.
Il coinvolgimento del team e gli strumenti
Una delle maggiori difficoltà nell’introduzione di sistemi di misurazione è la percezione del team, che a volte li vede come un carico di lavoro aggiuntivo, poco utili o una forma di pressione.
Per prevenire e superare questa resistenza, è fondamentale comunicare chiaramente i benefici, dimostrando come i KPI possano migliorare le prestazioni, e coinvolgere attivamente il team in tutte le fasi: definizione, estrapolazione, monitoraggio, analisi e definizione delle azioni correttive.
“La misurazione deve essere intesa come un feedback per migliorare l’operatività, non un giudizio sulle persone”.
Gli strumenti tipici per la gestione dei KPI includono ERP/gestionali (per i dati), Excel (per dati e reportistica) e piattaforme di Business Intelligence (BI) come Power BI, ClickView, ecc., che permettono di analizzare e visualizzare dati in modo interattivo e intuitivo.
La reportistica è cruciale e deve essere:
Semplice: solo informazioni essenziali, struttura lineare e linguaggio comprensibile a tutti.
Chiara visualizzazione efficace (grafici, tabelle), sezioni ben organizzate, evidenziazione dei punti chiave.
Utile: offrire feedback costruttivi (successi e aree di miglioramento), dati azionabili per decisioni immediate e allineamento con gli obiettivi aziendali.
L’approccio di GCP e i casi studio
L’approccio di GCP si articola in cinque fasi:
- Formazione iniziale;
- Allineamento con le aree coinvolte e definizione dei responsabili (owner);
- Costruzione attiva dei KPI con il coinvolgimento delle persone;
- Estrapolazione/monitoraggio/analisi dei dati per identificare azioni correttive;
- Condivisione periodica degli indicatori con tutto il team.
Ecco alcuni esempi di KPI suddivisi per area aziendale:
Commerciale: fatturato, ordinato (ordini inevasi, portafoglio ordini), offerte (aperte, valore, tasso di conversione).
Amministrazione: marginalità media delle commesse, DSO (tempo medio di incasso), DPO (tempo medio di pagamento).
Operations: numero di prodotti realizzati, lead time e tempi ciclo di produzione, scostamenti dal budget.
Ufficio Tecnico: incidenza percentuale delle ore di progettazione/fatturabili.
Qualità: media delle risposte da questionario di soddisfazione (con frequenza annuale).
