Istruzioni operative digitali: più che un’opzione, un’opportunità

La definizione dei processi e delle procedure aziendali rappresenta un’attività necessaria per garantire il soddisfacimento degli standard richiesti. La stessa ISO 9001:2015, infatti, sottolinea la necessità di implementare istruzioni operative specifiche per le diverse mansioni aziendali.

Allo stesso tempo, entrando un po’ più nel concreto, le istruzioni operative in ambito produttivo sono uno strumento di supporto fondamentale per gli operatori, in quanto aiutano ad identificare la procedura corretta per una determinata mansione, riducendo la possibilità di errore. La riduzione degli errori, infatti, è il principale obiettivo di un’istruzione operativa, ma non solo: seguire uno standard aiuta a ridurre i tempi ciclo e la variabilità sui tempi e sulla qualità introdotta dai diversi operatori.

Principali Problematiche delle istruzioni operative

Iniziamo subito col dire che implementare una procedura o istruzione operativa efficace non è affatto semplice.

Tra le varie accortezze che occorre considerare, infatti, vi è quella di coinvolgere l’utilizzatore finale fin dall’inizio della sua stesura. Inoltre occorre che la procedura venga costantemente migliorata e aggiornata in base ai feedback degli utenti.

Tuttavia non sempre tale processo di scambio delle informazioni avviene, soprattutto per alcuni motivi:

• la frenesia delle attività quotidiane non incentiva il dialogo costante;
• l’aggiornamento delle procedure richiede tempo e può coinvolgere diverse persone nel flusso di approvazione.

Un altro motivo che può rendere difficile l’utilizzo delle istruzioni operative risiede nel tipo di supporto più utilizzato, ovvero quello cartaceo. Nelle mansioni operative, infatti, tale supporto non è il più indicato, in quanto:

• non garantisce che venga seguita solamente l’ultima versione più aggiornata. Con supporto cartaceo, infatti, c’è sempre la possibilità di trovare una fotocopia di una versione non aggiornata in qualche cassetto dell’officina;
• se non protetta, la carta si può macchiare facilmente, redendo anche illeggibili le istruzioni;
• se la procedura richiede la registrazione di informazioni, occorre dotarsi di carta, penna, laptop;
• un’immagine vale più di mille parole. L’utilizzo di immagini, però, può rendere l’istruzione operativa corposa, e di non facile utilizzo pratico;
• se l’immagine è meglio di un testo, un video è meglio di un’immagine, ma non “scaricabile” su carta.

Per ultimo, nel caso di stabilimenti all’estero, occorre tradurre le istruzioni in più lingue. Non solo: occorre che tutte le versioni multilingua siano allineate tra di loro, in modo che venga garantito sempre lo stesso standard tra i vari stabilimenti. La traduzione e la gestione delle versioni richiedono ulteriore tempo e risorse.

Benefici delle soluzioni digitali per le istruzioni operative

Le istruzioni in formato digitale risolvono gran parte delle problematiche appena citate. Per istruzioni digitali, però, non si intendono copie in formato .pdf di istruzioni cartacee, bensì l’utilizzo di piattaforme, o applicazioni, pensate appositamente per aggiungere maggiori funzionalità sia in fase di creazione che di utilizzo finale delle istruzioni. A volte chiamate anche istruzioni “paperless”, le istruzioni operative digitali offrono numerosi vantaggi:

• l’accesso alle istruzioni avviene su un supporto digitale, per lo più indossabile, come smartphone, tablet o anche smart glass;
• si possono utilizzare diversi tipi di file multimediali, come foto, video, audio. Ciò ne migliora la fruibilità;
• supporto multilingua, ovvero le istruzioni vengono tradotte immediatamente scegliendo semplicemente la propria lingua da un menù;
• registrazione e archiviazione dati, quando richiesto;
• tracciabilità univoca delle modifiche implementate;
• tracciabilità dei tempi per ogni operazione;
• creazione automatica di report;
• possibilità di aggiungere commenti da parte dell’utilizzatore per miglioramento delle istruzioni;
• sono un valido strumento per formare gli operatori sulle varie procedure da utilizzare, anche mediante l’utilizzo di un quiz finale. È possibile quindi tenere traccia automatica della formazione fornita a ciascun dipendente.

Soluzioni sul mercato: quale scegliere per le proprie istruzioni operative?

Sul mercato esistono da anni soluzioni in cloud (SaaS) oppure le cosiddette soluzioni tradizionali “on-premise”, ovvero installabili sul proprio server aziendale. Le soluzioni in Cloud offrono ulteriori vantaggi rispetto alle seconde:

• Sono spesso più economiche;
• Offrono un modello di servizio più flessibile;
• Non richiedono un server aziendale, pertanto:
  • maggiore affidabilità e sicurezza;
  • minori costi di investimento e di gestione.

Un’altra differenza consiste nell’utilizzo dell’hardware di supporto. Alcune soluzioni supportano gli smart glass, per cui l’operatore finale sarà in grado di visualizzare le istruzioni avendo le mani completamente libere controllando l’avanzamento del processo mediante comando vocale.

La scelta di una soluzione piuttosto che l’altra non è mai banale: le soluzioni disponibili sul mercato sono tali per cui è necessario identificare quella più idonea in base alle specifiche necessità di utilizzo e al budget disponibile.

Da dove iniziare?

Gianesin, Canepari & Partners è in grado di fornire supporto adeguato nell’identificazione dei requisiti e nella scelta della soluzione migliore per il cliente. Ci avvaliamo infatti di professionisti con esperienza nell’implementazione di soluzioni digitali in contesti internazionali.

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