Mappare i processi aziendali: cosa vuol dire e perché è importante?

Cosa significa mappare il flusso commerciale?

La mappatura dei processi può essere usata all’interno di più ambiti aziendali. Nello specifico in questo articolo andremo ad applicarla alle attività legate alle funzioni commerciali di un’azienda. Possiamo quindi definire la mappatura del flusso commerciale come:

“Una rappresentazione visiva dei flussi di azioni ed informazioni che passano dalla ricezione di un Lead alla conferma dell’ordine”.

Il metodo si compone principalmente in tre fasi:

Mappatura dello stato attuale: consiste nell’analisi dell’organizzazione aziendale allo stato attuale. In questa fase si andranno a strutture delle interviste individuali, coinvolgendo le risorse principali inserite all’interno del processo commerciale. L’obiettivo è quello di identificare le trasmissioni delle informazioni tra i vari uffici e gli strumenti che vengono utilizzati. Alcune domande possono essere:

Parlano tutti lo stesso linguaggio comune?
Tengono conto gli uni delle esigenze degli altri?
Il passaggio di informazioni è fluido?
Ci sono attriti o fattori inerziali?

Rappresentazione visiva del flusso commerciale: dopo aver raccolte tutte le informazioni nella prima fase, il prossimo step consiste nel realizzare una mappatura grafica dei dati raccolti, al fine di evidenziare tutte le criticità presenti all’interno del flusso ed identificando tutte quelle azioni che non apportano un vero e proprio valore all’interno del processo.

“La tipologia di organizzazione in se stessa può creare o diminuire gli sprechi!”

Definizione dello stato futuro: individuate e messe in chiaro possibili rischi ed opportunità, l’ultima fase consiste nella ri-definizione, assieme all’azienda, del flusso commerciale, ovvero:

Come risolvere i rischi e cogliere le opportunità evidenziate?
Come vorremmo far lavorare la nostra azienda?
Come valutare ed organizzare il lavoro?

Un esempio pratico:

A livello grafico la mappatura del flusso è strettamente legata all’uso di simboli standardizzati, comprensibili e utilizzabili da tutti. Ogni simbolo rappresenta una specifica attività o decisione, spesso accompagnati da “etichette”, cioè da testi descrittivi inseriti all’interno dei simboli o lungo le frecce per chiarire l’azione o il flusso di informazioni.

Alcune delle forme grafiche più utilizzate sono:

RETTANGOLO: indica un’attività/un compito interno.

OVALE: indica le attività compiute nei confronti dell’esterno, verso e da.

FRECCIA: utilizzate per indicare la direzione del flusso del processo, le frecce collegano i diversi simboli e mostrano la sequenza delle attività.

ROMBO: indica un punto decisionale (if), un momento lungo il processo in cui va presa una decisione.

FULMINE: indica una criticità da analizzare e risolvere.

Quali sono i principali vantaggi per un’azienda?

Tutto questo poi che obiettivo ha? Qual è il ritorno per l’azienda nell’intraprendere un percorso in cui è necessario mettersi in discussione a livello interno?

Evidenziare problematiche, complessità e particolari difficoltà da affrontare, per superarle con maggior decisione e successo;
Rappresentare visivamente un processo aziendale in maniera completa e dettagliata, senza lasciare spazio a dubbi attraverso un documento condiviso;
Aumentare la consapevolezza di ciascun membro dell’azienda sul proprio ruolo, sulle mansioni e sugli obiettivi, facilitando le decisioni attraverso strumenti come l’organigramma e la realizzazione di un mansionario;
Mettere a fuoco i punti di forza e di debolezza dell’azienda, con l’obiettivo di incrementare la produttività;
Ottimizzare i processi per ottenere un risparmio sia in termini di tempo che monetario. Sia per l’azienda che per il cliente stesso;
Migliorare il percepito dell’immagine aziendale nel suo complesso: ovvero il valore percepito e riconosciuto dal cliente, per il quale è disposto a corrispondere un valore economico.

La mappatura dei processi aziendali in generale ci aiuta quindi a identificare eventuali criticità mettendo in chiaro il processo gestionale. Un processo che talvolta può risultare complesso e confuso ma che invece può essere migliorato alla luce delle analisi fatte. È necessario sottolineare che le criticità non vanno risolte tutte e subito ma l’importante è generare dei cantieri di miglioramento trovando le soluzioni, volta per volta, nei singoli passaggi che ad oggi non portano valore e non semplificano il flusso del lavoro.